Ziekenhuizen staan onder toenemende druk. De zorgvraag groeit en teams hebben te maken met personeelstekorten en administratieve werkzaamheden. Vooral het plannen van afspraken en het beheren van wachtlijsten vraagt dagelijks veel tijd en aandacht van zorgprofessionals. Ook bij het Albert Schweitzer ziekenhuis lag hier een grote uitdaging. Medewerkers besteedden dagelijks veel tijd aan het inplannen van patiëntafspraken, inclusief bijbehorende werkzaamheden zoals het plannen van onderzoeken, het verwerken van labaanvragen en het gereedmaken van labformulieren. Met name op afdelingen met veel patienten, zoals de chirurgie, liep deze belasting snel op. Dagelijks werden zo’n 100 tot 150 orders handmatig verwerkt. Dit repetitieve werk maakte het proces foutgevoelig en zorgde bij piekbelasting voor vertragingen in de zorgketen.
Geautomatiseerde processen in de praktijk
Samen met Harborn onderzoekt het Albert Schweitzer ziekenhuis hoe Robotic Process Automation (RPA) repetitieve stappen kan overnemen, werklast kan verminderen en zorgprofessionals meer ruimte kan geven voor patiëntcontact. Met de samenwerking is het volgende gerealiseerd:
- Digitale assistent voor plannen van afspraken: Voor poliklinieken met veel patiënten ondersteunen twee schaalbare RPA-robots poli-medewerkers bij het verwerken en inplannen van vervolgafspraken. De robots koppelen patiënten automatisch aan de juiste wachtlijst, specialist en planningscode.
- Consultvoorbereiding: Deze voorbereidingsrobot is ontwikkeld voor artsen en bereid afspraken inhoudelijk voor. De robot kijkt of sinds de laatste afspraak onderzoeken (zoals radiologie, laboratorium of microbiologie) zijn uitgevoerd. Indien beschikbaar, verzamelt de robot de resultaten en plaatst deze in het patiëntendossier. De arts kan zo alle informatie op één plek vinden en hoeft dit niet zelf meer handmatig uit de verschillende systemen te halen. Zo kan de arts beter voorbereid aan het consult beginnen.
- Dataverwerking binnen de diabeteszorg: In de diabeteszorg zorgt een robot voor automatische gegevensoverdracht tussen pompsystemen en het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). De handmatige verwerking, die per patiënt enkele minuten kostte, is hiermee vervangen door automatische controle en overdracht. Door de modulaire opbouw kunnen in de toekomst ook andere type pompen toegevoegd worden.
- Ondersteuning van zorgadministratie en specialistische centra: Voor de zorgadministratie zijn robots ingezet voor het automatisch corrigeren van einddatums van verrichtingen. Voor het slaap-waakcentrum zetten zij slaapgegevens over naar het EPD. Dit voorkomt overtypen, verlaagt de foutmarge en verhoogt de datakwaliteit. Ook kunnen er nu analyses gemaakt worden op basis van de ingevoerde data.
Alle oplossingen kunnen worden gemonitord via een dashboard dat realtime inzicht geeft in volumes, (tijds)besparingen, uitvalreden en eventuele foutmeldingen. Afwijkingen zijn hierdoor snel zichtbaar en gericht op te volgen, terwijl de regie over uitzonderingen bij de zorgprofessionals blijft.
