Uitdaging
Door corona kon de 11e editie van Nacht van de Vluchteling niet doorgaan. Tenminste niet in de traditionele vorm. 7.000 wandelaars zouden samen 10, 20 of 40 kilometer lopen om zo aandacht te vragen en geld in te zamelen voor vluchtelingen. “Niets doen was geen optie; medio maart stonden al ruim 2.000 deelnemers ingeschreven. We wilden per se iets organiseren voor al die mensen”, vertelt eventmanager Zinzi Klaverweide van Stichting Vluchteling. Zij en haar collega’s bedachten #NVDVgoesdigital, een slim alternatief waarbij iedereen individueel, in zijn of haar eigen omgeving kon meedoen.
Daarvoor was een app nodig. Voor het maken daarvan viel de keuze op Harborn. “We hadden meteen een goede klik”, aldus Zinzi. “Alle bedrijven die we hadden benaderd, konden de app wel maken, zeiden ze. Bij Harborn hadden ze in de kennismakingsfase al goed nagedacht over de vorm van de app. Als je bij het begin van zo’n proces al zo goed de doelgroep en hun wensen kan aanvoelen, geeft dat vertrouwen.”
Meteen was duidelijk dat er twee grote uitdagingen waren. De deadline was spijkerhard: de app moest binnen vier tot zes weken klaar zijn en een soortgelijke app bestond nog niet. Van duizenden gebruikers moesten real time hun stappen worden geteld en die gegevens moesten ook vertaald worden naar de donaties die daarmee samenhingen. Zinzi: “Met het oog op de privacy en de AVG-wetgeving wilden we per se een eigen app. Dat is toch veiliger.”
Oplossing
Met de NVDV-app konden deelnemers op hun eigen moment en locatie toch meewandelen en zich laten sponsoren door familie, vrienden en andere bekenden. Ze konden al in de weken voorafgaand aan de Nacht van de Vluchteling starten. De afsluiting was te volgen via een livestream op Wereldvluchtelingendag: 20 juni.
Via gps konden deelnemers worden gevolgd. Integratie met de standaard stappentellers van Apple en Google op de smartphones van de deelnemers zorgde ervoor dat de app de afstand automatisch registreerde. Die gegevens werden elke 30 seconde verstuurd naar de back-end, waarvoor we gebruik maakten van Amazon Web Services. Dankzij die cloudoplossing beschikken we bij Harborn niet alleen over een betrouwbare en razendsnelle opslag, de capaciteit kan bovendien eenvoudig opgeschaald worden bij grote aantallen gebruikers. En, ook belangrijk: klanten betalen nooit onnodig voor opslag die ze niet gebruiken.
Vervolgens was er een koppeling met Kentaa, het fondsenwervingsplatform dat Stichting Vluchteling al gebruikte. De donaties konden zodoende vlot en correct worden afgerekend.
Door de beperkte beschikbare tijd was het niet mogelijk om de app te testen volgens de procedures die we normaal gewend zijn. Zo ontbrak de fase met een testpanel; in plaats daarvan hebben we de feedback van de eerste gebruikers verwerkt. Maar wel razendsnel, zodat de app vlekkeloos functioneerde en ook het groeiende aantal gebruikers tegelijkertijd goed kon verwerken.
“De capaciteit kan eenvoudig worden opgeschaald bij grote aantallen gebruikers”
