Beantwoordt e-mail met de kracht van AI

Giraf

Uitdaging

Als je elke dag zo’n honderd tot tweehonderd mails ontvangt, waarop je een gelijksoortig antwoord moet sturen, dan zou je wel eens een assistent willen. Maar, tegelijkertijd wil je wel controle houden over je eigen mailbox. Bovendien wil je zeker weten dat die assistent goed werk aflevert: geen mails die ertussendoor glippen of blijven liggen en reacties die netjes zijn opgesteld. Door onze ervaring met artificial intelligence was het geen toeval dat deze vraag bij ons terecht kwam. Het team van Harborn ging dan ook snel aan de slag om een AI-assistent te ontwikkelen die niet alleen voldoet aan alle bovenstaande kwaliteiten, maar ook nog eens menselijke trekjes bezit!

Oplossing

Ontmoet onze artificial intelligence mail-assistent: Giraf. Giraf is de door AI gestuurde oplossing, die partijen in de vastgoed- en verhuurbranche ondersteunt met het beantwoorden van de dagelijkse lading e-mails. Niet als apart programma, maar als een echte, eigen assistent in de vorm van een AI powered plugin, die het grootste deel van de mails kan lezen én kan voorzien van een passend antwoord. Zo verlaagt het de druk op medewerkers en houden zij meer tijd over voor de leuke zaken, zoals persoonlijke aandacht voor klanten en het doen van bezichtigingen. Dat overzicht in je mailbox zorgt dus direct voor extra energie!

Technologies

AWS
Python serverless programming
AI
Natural Language Processing
Vue frontend framework

Giraf.ai

Beginnen met het juiste uitgangspunt

Artificial Intelligence is de toekomst en zeker op het gebied van Natural Language Processing (het interpreteren van taal) valt daar nog veel te halen. Rotsvast is werkzaam in verhuur en vastgoedbeheer en hebben veel te maken met standaard e-mailreacties. Toen het bedrijf dus een artikel tegenkwam over het beantwoorden van e-mail door middel van AI in de hotelbranche, namen ze contact op met de partij die daarvoor verantwoordelijk was: Harborn. Ervaring met artificial intelligence in combinatie met gebruikersplatformen? Check!

Tijdens enkele focusdagen met Rotsvast werd de basis voor het nieuwe product gelegd. Maar, daarmee kwam ook de vraag over de beste manier van uitvoer: Gaan we het ontwikkelen voor Rotsvast? Of als eigen SaaS-oplossing op licentie? Rotsvast ging voor dezelfde keuze als wij: Een oplossing die zo uitgebreid en tegelijkertijd complex is, daar moet de hele branche van kunnen profiteren!

Geloven in de juiste oplossing

Om te laten zien dat het geloof in onze oplossing groot was, gingen we vast aan de slag met de casus van Rotsvast. Onder andere hun mailprogramma en crm-systeem werden als uitgangspunt genomen voor de eerste basis van het product, dat de naam ‘Giraf’ kreeg. In coronatijd ontwikkelden we een demo, die het team meenam naar Rotsvast. Ook zij zagen veel potentie in de verdere ontwikkeling: vanaf dat moment werkten we dan ook intensief samen. Onze assistent was immers nog niet volleerd: artificial intelligence heeft veel data nodig en moet letterlijk getraind worden. De Utrechtse vestiging van Rotsvast gaf Harborn daarom toegang tot hun systeem. Het onderlinge vertrouwen was dan ook één van de ingrediënten die zorgde voor een gestroomlijnd proces. Door elke twee weken samen te komen en de te maken stappen te bespreken, was daar na een klein half jaar de eerste pilot: klaar om te testen!

Nu al vol functionaliteiten, inclusief altijd blijven leren

Met input van verhuurmakelaars uit de gehele markt werken we continu aan de doorontwikkeling van onze assistent. Zo wordt Giraf steeds completer, functioneler én slimmer, waardoor het product nu ook voor andere bedrijven de perfecte mail-assistent is. Giraf kan mails supersnel scannen en beantwoorden op de manier die jij wil. Hij kan berichten automatisch verzenden of voor jou klaarzetten, zodat ze eerst gelezen kunnen worden. Door Giraf verzonden berichten vind je bovendien gewoon terug in je eigen outbox. Het product is te koppelen aan het crm-systeem en, in de toekomst, ook aan de agenda. Die doorontwikkeling gaat snel, want waar Giraf eerst alleen nieuwe bezichtigingsverzoeken kon beantwoorden, is hij inmiddels bijna zover dat ook reacties daarop automatisch kunnen worden geschreven. Omdat het programma op de achtergrond actief is, merk je bovendien niet eens dat ‘ie er is, behalve dan aan de hoeveelheid tijd die je overhoudt!

En dat menselijke trekje? Giraf werkt altijd, maar verstuurt alleen berichten tijdens kantooruren. Ook houdt hij zich heel even in als hij een bericht heeft gelezen en een antwoord heeft geformuleerd. Want een mens die een mailtje binnen een halve minuut heeft gelezen én netjes heeft beantwoord, dat gelooft natuurlijk niemand…

De cijfers op een rijtje

Giraf is een harde werker en heeft sinds juli 2021 zo’n 4500 mails volledig autonoom beantwoord. Per dag pakt Giraf voor Rotsvast Utrecht zo’n 50 e-mails op, waarvan 80% direct voorzien wordt van een reactie. De overige e-mails beantwoordt Rotsvast zelf, al dan niet semiautomatisch. Dit geldt inmiddels niet meer alleen voor Rotsvast, ook andere klanten maken inmiddels succesvol gebruik van de assistent. Mails die niet door Giraf opgepakt worden, gaan later alsnog het systeem in. Nadat ze voorzien zijn van labels, worden die namelijk gebruikt om Giraf periodiek nieuwe informatie te voeren, zodat zowel de productiviteit als de skills van Giraf alleen maar toenemen!

4500

Volledig autonoom beantwoorde emails

80%

Emails direct voorzien van een reactie

E-mails per dag

Ferdinando

Commercieel Directeur

Ook op zoek naar een slimme e-mailassistent?

Ben je het beu om al je e-mails te verwerken? Benieuwd wat Giraf voor jou kan betekenen? Giraf is beschikbaar onder licentie en kan worden gekoppeld aan verschillende mailprogramma's en CRM-systemen. Ook als je een andere uitdaging hebt, staan we altijd open om samen te sparren over een oplossing. Met AI, of zelfs met onze eigen HI (Human Intelligence). Mocht je meer willen weten, bel dan gerust met Ferdinando, de projectleider van deze casus.

+316 1368 1514 ferdinando.vandepanne@harborn.com